ICMS-ST pago a maior: o crédito que quase todo varejo tem
Na substituição tributária o imposto é recolhido sobre uma base presumida. Quando a venda real é menor, sobra ST paga a mais — e ela é recuperável.
A substituição tributária resolveu um problema do fisco e criou um para o varejo. Para o Estado, é eficiente: em vez de fiscalizar milhares de lojas, cobra o imposto de toda a cadeia lá na indústria. Para o varejista, significa pagar antecipadamente um imposto calculado sobre um preço que ainda não aconteceu.
Quando esse preço presumido é maior que o preço real de venda, sobra imposto pago. E esse valor é recuperável.
Como o mecanismo funciona
Na ST, o substituto — normalmente a indústria ou o importador — recolhe o ICMS de toda a cadeia de uma vez. Para isso, o Estado precisa estimar por quanto a mercadoria será vendida ao consumidor final. Essa estimativa é a base de cálculo presumida, obtida por MVA (Margem de Valor Agregado), preço tabelado ou pesquisa de preço médio.
O varejo recebe a mercadoria com o imposto já pago e, em regra, não destaca ICMS na revenda.
O problema aparece na diferença entre o presumido e o real.
A decisão que mudou o jogo
Durante anos o fisco tratou a base presumida como definitiva: acertou ou errou, estava encerrado. Em 2016, no RE 593.849 (Tema 201), o STF firmou entendimento de que é devida a restituição da diferença quando a base efetiva da operação é inferior à presumida.
Ou seja: se o Estado presumiu que você venderia por R$ 100 e você vendeu por R$ 80, o imposto sobre os R$ 20 de diferença foi pago sem fato gerador correspondente.
Onde o varejo mais perde
Venda promocional. O caso mais óbvio e o mais ignorado. Toda liquidação, queima de estoque e campanha sazonal vende abaixo do preço presumido. Quem faz muita promoção acumula diferença de ST em volume relevante.
MVA desatualizada. A margem definida pelo Estado nem sempre acompanha a realidade do mercado. Setor com margem comprimida por concorrência costuma operar sistematicamente abaixo da MVA presumida.
Produto fora do regime. Nem todo item de uma categoria está sob ST, e a lista muda por convênio e protocolo. Recolher ST sobre mercadoria que não está no regime é pagar um imposto que não existia.
Operação interestadual mal enquadrada. Cada par de estados tem seu protocolo. Comprar de um estado sem acordo e tratar como se houvesse — ou o contrário — produz recolhimento indevido.
Venda para outro estado. Mercadoria que entrou com ST e saiu para fora do estado, ou para contribuinte que dará saída subsequente tributada, gera direito a ressarcimento.
Por que quase ninguém pede
Não é falta de conhecimento. É que o cálculo é penoso.
Para comprovar a diferença é preciso confrontar, item a item e nota a nota, a base presumida que veio na entrada com o preço efetivamente praticado em cada venda. Um supermercado com 15 mil SKUs e milhares de cupons por dia gera um volume que não se confere na mão.
É trabalho de cruzamento de dados fiscais — SPED, notas de entrada e de saída — feito por sistema. Sem isso, o direito existe e não se realiza.
O que muda por regime
Lucro Real e Presumido. O caminho é o ressarcimento estadual, com o procedimento próprio de cada UF. Em São Paulo, por exemplo, isso passa pelo e-Ressarcimento, que exige arquivo digital específico e compliance rigoroso.
Simples Nacional. Aqui mora um erro muito comum e muito caro: a receita de mercadorias sujeitas a ST deve ser segregada no PGDAS-D, porque o ICMS já foi recolhido. Quem não segrega paga ICMS de novo, dentro da guia do Simples, sobre mercadoria cujo imposto já estava quitado. É pagamento em duplicidade, mês após mês, e igualmente recuperável nos últimos cinco anos.
Junto vem o outro erro: os monofásicos
Enquanto se olha ST, aparece quase sempre o irmão do problema: os produtos monofásicos de PIS/COFINS.
Bebidas frias, autopeças, cosméticos, produtos de higiene e medicamentos têm PIS/COFINS concentrados na indústria. O varejo que revende deve aplicar alíquota zero. Quem aplica a alíquota cheia paga uma contribuição que já foi paga lá atrás.
O mecanismo é diferente do ST, mas a causa raiz é a mesma — cadastro de produto — e por isso os dois costumam ser encontrados na mesma revisão.
O que fazer
Comece pelo diagnóstico, não pelo pedido:
- Levante o mix real. Quais itens estão sob ST e quais são monofásicos, por NCM, conferido contra a legislação vigente em cada competência — não contra a de hoje.
- Confronte presumido × praticado. Cruzamento automatizado entre as notas de entrada e as vendas efetivas, competência a competência.
- Separe o que é passado do que é presente. O passado vira pedido de ressarcimento; o presente vira correção de cadastro, para parar a sangria.
- Monte o compliance. O Estado não devolve com base em planilha: devolve com base em arquivo digital no formato exigido e memória de cálculo defensável.
O passo 3 é o que mais gente esquece. Recuperar cinco anos e não corrigir o cadastro significa voltar a acumular o mesmo erro a partir do dia seguinte.
Este artigo faz parte do nosso material sobre assessoria tributária para o varejo.